Rozpočet na příští rok vzniká v hotelu pod tlakem: je konec roku, sezóna se uzavírá a banka nebo společníci chtějí číslo. Nejrychlejší cesta je vzít letošní výsledek a přičíst k němu pár procent. Takový rozpočet poslouží jako příloha k úvěru, ale řídit se podle něj nedá – nekopíruje trh, ale letošní výsledek, včetně jeho chyb.
Rozpočet, podle kterého se dá řídit, odpovídá na tři otázky: kolik hotel v jednotlivých měsících utrží, kolik ho to bude stát a co uděláme, když se skutečnost od plánu odchýlí. Následující postup vychází z toho, jak rozpočet sestavujeme s majiteli hotelů.
Krok 1: tržby z ubytování – od trhu, ne od letoška
Začněte obsazeností a průměrnou cenou za prodaný pokoj (ADR) po měsících, ne za celý rok. Roční průměr schová, že hotel má silné a slabé měsíce, a právě ve slabých se rozhoduje o výsledku.
U každého měsíce si položte otázky:
- Co už je prodané? Stav rezervací na příští rok ve srovnání se stejným okamžikem loni (tzv. pace) je nejlepší dostupná informace o poptávce.
- Co se v termínu děje? Svátky, akce ve městě, kongresy, uzavírky, rekonstrukce v hotelu i u konkurence.
- Co se změnilo na trhu? Noví konkurenti, změna struktury hostů, jiné chování cestovních kanceláří.
Obsazenost a ADR rozdělte podle segmentů: individuální hosté, firmy, skupiny, cestovní kanceláře, u lázní samoplátci a hosté hrazení pojišťovnou. Každý segment má jinou cenu, jinak dlouho dopředu rezervuje a jinak reaguje na změnu ceny. Rozpočet bez segmentů neukáže, který z nich roste a na kterém hotel ztrácí.
Pozor na ceny pro cestovní kanceláře. Pokud se smlouvy na příští rok uzavírají na podzim, rozpočet musí počítat s cenou, kterou opravdu podepíšete – ne s tou, kterou byste chtěli.
Krok 2: náklady na prodej podle kanálů
Tržby z ubytování plánujte v plné výši. Náklady na jejich prodej patří na nákladovou stranu – podle mezinárodní metodiky USALI jsou provize zprostředkovatelů nákladem střediska Ubytování. Plánujte je proto zvlášť po kanálech: provize online rezervačních portálů (OTA) bývá 15–25 % z ceny ubytování podle platformy a programů viditelnosti, cestovní kanceláře mají marži nebo provizi a k tomu přistupují poplatky za rezervační systémy. Poplatky za platby kartou patří podle USALI do správy hotelu.
Při rozhodování o kanálech se vyplatí sledovat i cenu po odečtení provize: kolik z jedné prodané noci hotelu v daném kanálu skutečně zůstane. Teprve tak uvidíte, co se vyplatí podpořit – a jestli plánovaný růst obsazenosti nepřichází hlavně přes nejdražší kanál.
Krok 3: ostatní střediska – restaurace, wellness, akce
Tržby restaurace, baru a wellness neplánujte jako samostatné číslo. Navažte je na ubytování: kolik hostů přijde, kolik z nich využije snídani, večeři nebo wellness a kolik utratí. K tomu tržby od hostů zvenku, pokud je středisko má.
U každého střediska plánujte i přímé náklady – suroviny, mzdy, energie. Rozpočet, který ukazuje tržby restaurace, ale ne její výsledek, neřekne, jestli restaurace hotel živí, nebo ho stojí peníze.
Krok 4: mzdy – pevné jádro a variabilní část
Mzdy jsou v hotelu obvykle největší nákladovou položkou, a proto je nejhorší plánovat je jedním ročním číslem. Rozdělte je na dvě části:
- Pevné jádro – spolupracovníci, které hotel potřebuje celý rok bez ohledu na obsazenost: vedení, recepce v základní směně, údržba, klíčoví lidé v kuchyni.
- Variabilní část – směny, brigády a sezónní výpomoc, které se plánují podle obsazenosti v daném měsíci.
Poměr obou částí závisí na sezónnosti. U hotelu s vyrovnanou obsazeností přes celý rok se variabilní část blíží nule, u sezónního provozu je velká.
Pokud rozpočet počítá s plnou sestavou i v klidných měsících, je to vidět okamžitě: mzdy jako podíl z tržeb mimo sezónu prudce rostou. Rozpočet je dobrá příležitost rozhodnout předem, jak se v těchto měsících upraví směny, dovolené a otevírací doba provozů.
Krok 5: co bude v roce 2027 jinak
Rozpočet postavený na letošních nákladech nepočítá se změnami, které jsou už teď známé. Projděte je jednu po druhé:
- Evidence tržeb. Od 1. ledna 2027 platí nová evidence tržeb. Podle Finanční správy se eviduje hotovost vždy a platby přijaté na místě – kartou, QR kódem i převodem při osobním kontaktu, včetně záloh a kaucí. Platby na dálku, například přes platební bránu na webu, se neevidují. Pro hotel to znamená projít všechna místa, kde se platí, a počítat s náklady na úpravu systémů a zaškolení.
- Mzdy. Počítejte s vývojem mezd, který odpovídá vašemu trhu práce a tomu, co jste spolupracovníkům slíbili.
- Smlouvy s dodavateli. Energie, prádelna, potraviny, služby. Které smlouvy končí a za jakých podmínek se budou obnovovat?
- Investice a opravy. Co se musí udělat, aby hotel neztrácel hodnocení hostů, a co je jen přání?
Krok 6: výsledek po měsících a bod zvratu
Sečtěte tržby a náklady po měsících a podívejte se na hrubý provozní zisk (GOP) – co vydělá samotný provoz hotelu, ještě před poplatky za management, nájemným, odpisy a úroky. Metodika USALI k tomu dává strukturu: výsledek po střediscích a pod nimi nerozdělené provozní náklady (správa, IT, prodej a marketing, údržba, energie). Pozor: GOP není totéž co provozní výsledek hospodaření v českém účetnictví, který nájemné i odpisy už obsahuje.
U měsíců, ve kterých hotel prodělává, si položte jednoduchou otázku: kolik pokojonocí musí hotel při plánované ceně prodat, aby pokryl pevné náklady? Pokud je to číslo nereálné, rozpočet je ten pravý okamžik rozhodnout – o nabídce pro slabé měsíce, o uzavření části provozu nebo o jiné organizaci směn.
Krok 7: rozpočet, který se každý měsíc otevře
Rozpočet může být sestavený dobře, a přesto k ničemu – když se s ním během roku nepracuje. Aby se podle něj dalo řídit, potřebuje tři věci:
- Měsíční srovnání skutečnosti s plánem na několika málo číslech: obsazenost, ADR, RevPAR, náklady na prodej po kanálech, výsledek po střediscích a v nich zvlášť mzdy jako podíl z tržeb střediska.
- Odpovědnost úseků. Každé číslo má svého člověka, který vysvětlí odchylku a navrhne řešení.
- Pravidla, kdy jednat. Předem dohodněte, jak velká odchylka už znamená zásah – a kdo o něm rozhoduje.
Co si připravit, než začnete
- obsazenost, ADR a tržby po měsících a segmentech za letošní a loňský rok,
- stav rezervací na příští rok a srovnání se stejným okamžikem loni,
- smlouvy a podmínky s OTA a cestovními kancelářemi,
- výsledovku po střediscích, pokud ji účetnictví umí – pokud ne, je to samo o sobě zjištění,
- rozpis směn a mezd po měsících,
- seznam smluv s dodavateli a termíny jejich konce,
- plán investic a oprav.
Kdy přizvat externí pohled
Externí pohled dává smysl, když rozpočet sestavujete poprvé, když mu sami nevěříte, nebo když ho potřebujete obhájit před bankou, společníky či novým vlastníkem.
Pokud chcete jen druhý názor na rozpočet, který máte rozpracovaný, stačí Konzultace – od 3 500 Kč bez DPH za hodinu, nejméně dvě hodiny. Pokud chcete, aby se rozpočet během roku opravdu otevíral, nabízíme Reporting a controlling: měsíční report s obsazeností, ADR, RevPAR, mixem kanálů a srovnáním s loňskem a rozpočtem, od 8 000 Kč měsíčně bez DPH.
Nevíte, kde začít? Vstupní prověrka hotelu je zdarma a do pěti pracovních dnů ukáže tři až pět největších slabin hotelu.
